Zmiany Kodeksu pracy i ustawy o zfśs dotyczące RODO

Od 4 maja 2019 r. zaczyna obowiązywać ustawa z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Opublikowano ją w Dzienniku Ustaw z 2019 r. pod pozycją 730 i na jej mocy m.in. zmieniono zawarty w Kodeksie pracy katalog danych osobowych, jakich pracodawca może wymagać od kandydata do pracy i pracownika, wprowadzono pewne modyfikacje dotyczące uregulowań z zakresu badań lekarskich a także przepisów ustawy o zfśs.

Zmodyfikowany katalog danych osobowych kandydata do pracy

Po nowelizacji art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy czyli od 4 maja 2019 r. pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

imię (imiona) i nazwisko,
datę urodzenia,
dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia, gdy będzie to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju pracy lub na określonym stanowisku.

Ww. przepis nie przewiduje już podawania przez kandydata do pracy imion rodziców oraz danych dotyczących adresu zamieszkania (chyba, że kandydat poda go dobrowolnie jako dane kontaktowe).

Z kolei dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia kandydat podaje tylko, jeśli niezbędne jest to do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Zmodyfikowany katalog danych osobowych pracownika

W stanie prawnym obowiązującym od 4 maja 2019 r., pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

imię (imiona) i nazwisko,
datę urodzenia,
dane kontaktowe,
adres zamieszkania,
numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku,
numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Żądanie przez podmiot zatrudniający podania innych danych osobowych niż te wskazane powyżej, jest możliwe tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Zakład pracy może żądać udokumentowania wymienionych wyżej danych osobowych osób, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Zgoda na udostępnienie danych osobowych

Na mocy art. 22^1a § 1 i § 3 Kodeksu pracy, przetwarzanie przez pracodawcę innych danych niż wymienione w art. 22¹ Kodeksu pracy (pozyskanych na jego wniosek lub z inicjatywy kandydata do pracy/pracownika), jest możliwe wyłącznie za zgodą osoby ubiegającej się o pracę lub pracownika.

Zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO zgoda osoby, której dane dotyczą, oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

W przypadku tzw. danych wrażliwych, czyli danych m.in. biometrycznych (np. odciski palców), o pochodzeniu rasowym czy stanie zdrowia, zgoda będzie wystarczającą podstawą do ich przetwarzania wyłącznie przez osoby do tego upoważnione, z tym że udostępnienie tych danych musi nastąpić z inicjatywy kandydata do pracy/pracownika (art. 22^1b § 1 i § 3 Kodeksu pracy). Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest ponadto dopuszczalne, jeśli ich podanie będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Ważne!

Do przetwarzania danych osobowych pozyskanych za zgodą mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych zobowiązane będą do zachowania ich w tajemnicy (art. 22^1b § 3 Kodeksu pracy). Z tego powodu pracodawca powinien rozszerzyć zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na wrażliwe dane osobowe opisane w art. 9 ust. 1 RODO, które są pozyskiwane za zgodą kandydata i pracownika.

Zgoda kandydata do pracy/pracownika nie jest natomiast wystarczająca do przetwarzania dotyczy danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO. Zgodnie z tym przepisem, dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa mogą być przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy prawo przewiduje obowiązek ich żądania przez pracodawcę lub obowiązek ich udostępnienia przez kandydata do pracy/pracownika.

Ważne!

Brak zgody lub jej wycofanie nie mogą być podstawą niekorzystnego traktowania kandydata do pracy lub pracownika, jak również nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Modyfikacje dotyczące badań lekarskich

Po zmianie przepisów, pracodawca – od 4 maja 2019 r. – może żądać przedstawienia aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania będące podstawą wydania tego orzeczenia. Jak stanowi art. 229 § 1³ Kodeksu pracy, takie prawo zakład uzyska wtedy, gdy będzie przyjmował do pracy osobę posiadającą wskazane orzeczenie, która:

pozostaje w stosunku pracy u innego pracodawcy,
jest zatrudniana w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu jej poprzedniego stosunku pracy.

Stosownie do art. 229 § 7¹ Kodeksu pracy, gdy pracodawca stwierdzi, że warunki określone w otrzymanym skierowaniu na badania nie odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, będzie musiał zwrócić ten dokument kandydatowi do pracy oraz orzeczenie lekarskie wydane na jego podstawie.

Zmiany ustawy o zfśs

Od 4 maja 2019 r., wskutek nowelizacji art. 8 ustawy o zfśs:

udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu socjalnego, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zfśs i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia;

pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zfśs;

do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę (osoby upoważnione obowiązane są do zachowania ich w tajemnicy);

pracodawca przetwarza dane osobowe na potrzeby zgodnego z prawem gospodarowania środkami socjalnymi przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z zfśs oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń;

zakład pracy dokonuje przeglądu ww. danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania i usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne. Podejmując decyzję o usunięciu konkretnych danych / dokumentów warto mieć na uwadze 5-letni okres przedawnienia jeśli chodzi o rozliczenia podatkowo-składkowe i ryzyko kontroli z ZUS lub US mającej na celu ustalenie czy konkretne świadczenie z zfśs mogło korzystać ze zwolnienia z podatku i składek.

Pracodawca – mając na uwadze zasadę minimalizacji danych – nie ma podstaw do tego, aby zbierać dane osobowe „na przyszłość” oraz dane, które nie są potrzebne do wypłacenia konkretnego świadczenia z zfśs.